Mengapa Memiliki Rencana Procurement management Itu Penting?

/

Bussiness people working in team in an office Free Photo
Menangani pengadaan organisasi adalah satu hal, dan mengelolanya secara efektif adalah hal lain! Rencana pengadaan yang baik memiliki kekuatan untuk menghemat uang dan waktu sekaligus meningkatkan kepatuhan organisasi.

Jadi, untuk mengelola kebutuhan pengadaan perusahaan secara efektif, penting untuk memiliki rencana pengelolaan pengadaan yang menyeluruh berdasarkan informasi yang solid. Rencana ini juga:

Buat daftar semua permintaan yang diharapkan akan diperoleh selama jangka waktu tertentu.
Tetapkan jadwal pengadaan, yang menetapkan jadwal untuk melaksanakan setiap langkah dalam proses pengadaan hingga pemberian kontrak dan pemenuhan permintaan.
Memungkinkan konsolidasi permintaan yang serupa di bawah satu kontrak atau pembagian permintaan menjadi beberapa paket kontrak untuk skala ekonomi.
Sertakan bantuan eksternal atau outsourcing untuk memenuhi semua permintaan pengadaan yang terdaftar.
Izinkan analisis proses pengadaan untuk membandingkan kinerja aktual dengan kegiatan yang direncanakan.
Meningkatkan prediktabilitas dan transparansi proses pengadaan.

Kelola Dokumen Pengadaan Anda dengan Cara Cerdas dengan Bit !
Bersamaan dengan rencana, proses Procurement management juga melibatkan banyak dokumen lain seperti:

Permintaan Penawaran / Proposal
Dokumen QA (Quality Assurance)
Pesanan Pembelian
Faktur
Tanda terima pembayaran
Dokumen-dokumen ini membantu bisnis mempersempit fokus mereka dan menentukan apa yang paling memenuhi kebutuhan mereka sambil mengelola pengadaan yang berbeda! Setiap dokumen memiliki tujuan penting dan memainkan peran penting dalam keseluruhan proses.

Oleh karena itu, untuk membuat semua dokumen Procurement management ini, Anda memerlukan alat yang mahir yang dapat membantu Anda membuat, berbagi, dan berkolaborasi dengan tim, serta menyelesaikan pekerjaan secara efisien

Rencana Procurement management

“Mencegah lebih baik daripada mengobati”

Ini terjadi di setiap aspek kehidupan! Bahkan saat mengelola kemungkinan dalam siklus hidup proyek. Proyek menghadapi kesulitan dalam pelaksanaan, baik terkait dengan biaya, jadwal, atau operasi.

Faktanya, setidaknya 1 dari 6 proyek TI berubah menjadi “angsa hitam” karena kelebihan biaya 200% atau kelebihan jadwal 70%!

Peristiwa ini merupakan risiko negatif yang terjadi secara tidak terduga, menyebabkan masalah. Dan, jika tidak dikelola secara proaktif bisa menghambat kesuksesan sebuah proyek secara keseluruhan!

Jadi, apa yang dapat dilakukan untuk menemukan, mengelola, dan menghadapi risiko yang tidak terduga tersebut? Nah, menerapkan rencana manajemen risiko yang efektif mungkin bisa membantu!

Saat ini, lebih dari 27% organisasi secara luas menggunakan praktik manajemen risiko dalam roda manajemen proyek mereka karena memiliki manajemen risiko yang direncanakan dapat menurunkan tingkat masalah yang mempengaruhi proyek sebesar 80% – 90% !

Oleh karena itu, rencana manajemen risiko yang sangat baik dapat mengatasi risiko tak terduga yang terjadi, dengan mempertimbangkan semua kemungkinan situasi yang dapat salah saat menjalankan suatu proyek.

Dalam posting blog ini, Anda akan belajar cara membuat rencana manajemen risiko yang matang untuk semua proyek Anda hanya dalam beberapa langkah sederhana!